Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Dagmara Wróblewska - Indywidualna praktyka psychologiczna ul. Nałkowskiej 3, 89-600 Chojnice NIP: 5833522937 REGON: 540087106 e-mail: info@dagmarawroblewska.com tel.: +48 571 998 530

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony oraz usług mogą być przetwarzane w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;
• dane dotyczące rezerwacji, w tym wybrany termin i rodzaj konsultacji;
• dane przekazywane w formularzu zgody rodzica lub opiekuna dotyczącym konsultacji osoby małoletniej, w tym dane identyfikacyjne i kontaktowe rodzica lub opiekuna, imię i nazwisko oraz data urodzenia małoletniego, relacja z małoletnim i potwierdzenia wymaganych oświadczeń;
• treść korespondencji;
• dane związane z płatnością i rozliczeniem;
• informacje przekazywane podczas współpracy psychologicznej;
• informacje dotyczące zdrowia psychicznego lub fizycznego oraz inne szczególne kategorie danych, jeżeli zostaną przekazane w związku ze świadczeniem usług;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, typ przeglądarki, informacje diagnostyczne i dane dotyczące cookies.

Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych i podlegają zwiększonej ochronie.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane:

• w celu kontaktu, obsługi zapytania, dokonania rezerwacji oraz zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług, ochrony przed nadużyciami oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• w przypadku danych dotyczących zdrowia oraz innych szczególnych kategorii danych przekazywanych podczas prywatnej współpracy psychologicznej – na podstawie odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO; w przypadku stosowania wyraźnej zgody – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO;
• w przypadku cookies analitycznych i marketingowych, jeżeli ich użycie wymaga zgody – na podstawie zgody użytkownika.

4. Dane przekazywane podczas konsultacji psychologicznych

Informacje przekazywane podczas konsultacji są wykorzystywane w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, zachowania ciągłości współpracy, zapewnienia bezpieczeństwa oraz realizacji obowiązków prawnych.

Psycholog jest związany tajemnicą zawodową dotyczącą informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu.

Nie należy przesyłać zwykłą wiadomością e-mail szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, jeżeli ich przekazanie nie jest konieczne. Szczegółowy wywiad powinien być omawiany przede wszystkim podczas konsultacji.

5. Cal.com

Rezerwacje obsługiwane są za pośrednictwem platformy Cal.com.

W związku z dokonaniem rezerwacji mogą być przetwarzane dane potrzebne do jej obsługi, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin, rodzaj konsultacji oraz odpowiedzi udzielone w formularzu.

Z tego powodu formularz rezerwacyjny powinien być ograniczony do informacji potrzebnych do organizacji konsultacji, a szczegółowe dane dotyczące stanu zdrowia nie powinny być podawane na tym etapie.

6. Tally

Formularz zgody rodzica lub opiekuna na indywidualne konsultacje psychologiczne osoby małoletniej jest obsługiwany za pośrednictwem platformy Tally.

W związku z wypełnieniem formularza mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne i kontaktowe rodzica lub opiekuna, dane identyfikacyjne i data urodzenia małoletniego, informacja o relacji z małoletnim, potwierdzenia wymaganych oświadczeń oraz dane techniczne związane z wysłaniem formularza.

Tally udostępnia narzędzie formularzowe i przetwarza dane w imieniu Administratora. Zgodnie z informacjami Tally dane formularzy są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania oraz przechowywane w Europie.

Formularz nie służy do przekazywania diagnoz, opisu leczenia ani innych szczegółowych informacji klinicznych dotyczących osoby małoletniej.

7. Google Meet

Konsultacje online odbywają się za pośrednictwem Google Meet.

W związku z korzystaniem z platformy jej dostawca może przetwarzać informacje techniczne konieczne do zestawienia i zabezpieczenia połączenia.

Psycholog nie nagrywa konsultacji bez uprzedniego poinformowania Klienta i uzyskania odpowiedniej zgody.

8. Płatności

Płatności za konsultacje mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności Stripe.

Administrator nie otrzymuje i nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań, w szczególności:

• dostawcy systemu rezerwacji;
• platformie Tally, jako dostawcy formularza zgody rodzica lub opiekuna;
• operatorowi płatności;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcy Google Meet oraz innych usług technicznych Google używanych w działalności;
• dostawcy hostingu i obsługi technicznej strony;
• podmiotowi świadczącemu usługi księgowe;
• podmiotom świadczącym pomoc prawną lub informatyczną, jeżeli jest to konieczne;
• właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on na podstawie mechanizmów przewidzianych w przepisach RODO oraz zgodnie z warunkami stosowanymi przez właściwego dostawcę usługi.

11. Okres przechowywania

Dane są przechowywane wyłącznie przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Dane związane z rozliczeniami są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi.

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania określonych danych.

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych potrzebnych do dokonania rezerwacji i zawarcia umowy jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić dokonanie rezerwacji lub realizację usługi.

Klient nie ma obowiązku przekazywania w systemie rezerwacji szczegółowych informacji dotyczących zdrowia.

Podczas właściwej konsultacji Klient może odmówić udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie. W niektórych sytuacjach brak informacji niezbędnych do bezpiecznego i właściwego świadczenia usługi może jednak ograniczyć możliwość jej dalszej realizacji.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli przetwarzanie danych dotyczących zdrowia niezbędnych do świadczenia usługi opiera się na zgodzie, jej wycofanie może uniemożliwić dalsze świadczenie danej usługi.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W związku ze świadczeniem konsultacji psychologicznych Administrator nie podejmuje wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

15. Cookies, Google Analytics i Google Ads

Strona wykorzystuje niezbędne pliki cookies oraz narzędzia analityczne lub marketingowe, w tym Google Analytics i Google Ads.

Google Analytics i Google Ads mogą zapisywać cookies zgodnie z konfiguracją usług Google i ustawieniami przeglądarki użytkownika.

Użytkownik może ograniczyć lub usunąć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki.

16. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem: info@dagmarawroblewska.com

17. Aktualizacja Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą sposobu działania strony, stosowanych narzędzi, zakresu usług lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja jest publikowana na stronie internetowej.